Инструкция менеджера

История изменений

1. Введение

Метафора Касса — это программное обеспечение для автоматизации торговых точек с поддержкой маркировки товаров через систему «Честный знак».

Данное руководство предназначено для менеджеров магазинов — сотрудников, которые совмещают операционное управление торговой точкой с работой на кассе. Менеджер имеет доступ как к админ-панели сервера, так и к кассовому приложению с расширенными правами.

ПО Метафора Касса состоит из двух компонентов:

• Касса — клиентское приложение, устанавливаемое на каждую кассу;
• Сервер — серверное приложение, устанавливается на выделенную рабочую станцию или сервер. Допускается установка на одну из касс.

1.1. Роль менеджера в системе

В Метафора Касса реализована модульная ролевая модель, где каждая роль ориентирована на свой тип задач:

Модель прав менеджера по умолчанию

2. Вход и навигация

2.1. Авторизация в админ-панели

Админ-панель — это веб-интерфейс Метафора Сервер. Открыть её можно двумя способами:

• Если сервер установлен на этом же компьютере: нажмите значок Метафора Сервер в системном трее → Открыть админ-панель. Браузер откроет страницу авторизации автоматически.
• Если сервер установлен на другом компьютере: откройте браузер и перейдите по адресу сервера (например, http://192.168.10.250). URL можно уточить у системного администратора, ИТ-специалиста, технической поддержки или поставщика, который настраивал систему.

Введите логин и пароль пользователя с ролью Manager. После авторизации доступен интерфейс с навигацией по нескольким разделам.

2.2. Авторизация на кассе

• На стартовом экране кассы введите логин и пароль.
• Нажмите «Войти».
• Приложение не запоминает логин и пароль.
• Через 3 минуты бездействия происходит автоматический выход на стартовый экран. Операции не прерываются, смена не закрывается.

2.3. Структура админ-панели

Навигация админ-панели состоит из следующих разделов:

3. Разделы админ-панели

3.1. Главная. Дашборд

Страница аналитики отображает показатели торговой точки или нескольких магазинов с фильтрацией по периоду, магазинам и кассам.

Фильтры:

• Диапазон дат
• Магазины
• Кассы

Отчёт по продажам:

• Сумма продаж с разделением по датам и количество чеков за выбранный период
• Столбчатая диаграмма: сумма продаж
• Линейный график: количество чеков

Диаграммы:

• Круговая: использование программы лояльности
• Круговая: способы оплаты

Маркированный товар:

• Горизонтальная диаграмма: результат проверки маркированных товаров

3.2. Продукты

Раздел Продукты — основной инструмент управления каталогом товаров. Здесь создаются и редактируются карточки товаров, которые затем отображаются на кассе при продаже. Каждый товар имеет основную информацию (название, категорию, штрихкоды, артикул), настройки НДС и признак маркированного товара. Для работы с ценами предусмотрена отдельная вкладка, где можно указать первую и розничную цену, а при необходимости — дополнительные типы цен.

Основные операции:

• Поиск по названию, артикулу, штрихкоду
• Добавление, редактирование, деактивация товаров

Карточка товара содержит две вкладки:

Дополнительные поля:

• Превью — фотография товара (опционально). Нажмите Выбрать Фото для загрузки.
• Цвет — цветовая метка для удобства поиска (опционально).
• Статус — оставьте Активный для доступности на кассе.

Вкладка Цены

• Перейдите на вкладку Цены.
• Добавьте строки Первая цена и Розничная цена — введите значение в поле Цена.
• Для удаления лишней строки цены нажмите иконку корзины справа.
• Нажмите Добавить.

3.3. Категории

Раздел Категории служит для группировки товаров в каталоге. Категории упрощают поиск товаров на кассе и помогают структурировать ассортимент. Список категорий плоский — вложенность не поддерживается.

При создании или редактировании категории доступно только одно поле — Название. Существующую категорию можно удалить, если в ней нет товаров.

3.4. Импорт и экспорт

Раздел Импорт и экспорт предназначен для массовой загрузки товаров из файла и выгрузки каталога для внешних систем. Импорт удобен при первоначальном заполнении каталога или переносе товаров из другой системы. Для удобства заполнения доступен пустой шаблон файла, структура которого соответствует требованиям системы.

Импорт товаров:

• Загрузка файлов CSV
• Возможность скачать пустой шаблон файла CSV для заполнения

Экспорт товаров:

• Выгрузка текущих товаров в CSV

Важные правила работы с импортом:

4. Лояльность

Раздел Лояльность управляет встроенной программой лояльности Метафора. Карты, созданные здесь, используются на кассе для автоматического расчёта скидок.

4.1. Карты клиента

Раздел Карты клиента предназначен для управления картами программы лояльности. Здесь создаются карты для покупателей, которые затем используются на кассе для автоматического расчёта скидок. Каждая карта привязывается к контактным данным клиента (телефон, email) и имеет тип скидки — постоянный процент или накопительную систему. Карту можно отредактировать, деактивировать или удалить в любой момент.

Карточка клиента содержит следующие поля:

4.2. Правила

Раздел Правила используется для настройки уровней скидок базовой программы лояльности. Здесь задаются процентные ставки и пороги для каждого уровня (1–5) обоих типов скидок:

• Постоянная скидка — фиксированный процент, который выбирается при создании или редактировании карты. В правилах для каждого уровня указывается конкретный процент.
• Накопительная скидка — процент рассчитывается автоматически на основе суммы покупок клиента. В правилах для каждого уровня указывается порог суммы покупок, при достижении которого клиент переходит на этот уровень. Чем больше покупок — тем выше уровень и процент.

Также здесь выбирается тип программы по умолчанию (постоянная или накопительная), который будет предлагаться при создании новых карт.

5. Чеки

Раздел Чеки содержит список всех пробитых чеков и позволяет анализировать продажи, а также выгружать данные для внешней обработки. Фильтры работают аналогично странице аналитики — применяются ко всем отображаемым данным одновременно.

Фильтры (вверху страницы):

• Диапазон дат
• Магазины
• Кассы

Экспорт данных:

Над фильтрами расположен выбор типа выгрузки:

• Чеки — список чеков с основными параметрами
• Товары — перечень товаров из отфильтрованных чеков
• Платежи — информация о способах оплаты

После выбора типа нажмите кнопку Экспортировать для скачивания файла в формате CSV.

Детальный просмотр чека:

• JSON-представление чека

6. Смены

Раздел Смены отображает таблицу всех кассовых смен. Здесь можно просмотреть информацию о каждой смене, но управление статусами (открытие, закрытие) производится непосредственно на кассе.

Таблица смен содержит:

• Номер смены ККТ
• Состояние (открыта / закрыта)
• Открыта пользователем / Закрыта пользователем
• Касса
• Магазин
• Открыта в ККТ / Закрыта в ККТ

7. Пользователи

Раздел Пользователи объединяет управление учётными записями сотрудников и настройку ролей. Здесь создаются пользователи, назначаются права через роли и привязка к магазинам. Менеджер может управлять пользователями в пределах своих прав.

7.1. Управление пользователями

Управление учётными записями сотрудников.

Список пользователей:

• Имя пользователя
• Имя
• Фамилия
• Магазин
• Дата изменения пароля
• Дата последнего логина
• Роли
• Статус

Карточка пользователя:

Создание пользователя:

• Перейдите в Пользователи → Добавить пользователя
• Заполните обязательные поля: имя пользователя, пароль, имя, роли и магазин
• При необходимости укажите фамилию, отчество
• Нажмите «Сохранить»

7.2. Управление ролями

Раздел Роли управляет матрицей разрешений системы. При создании или редактировании роли задаётся её наименование и статус (активная / неактивная), а затем настраиваются права доступа по двум блокам: Админ-панель и Касса.

Преднастроенные роли описаны в разделе 1.1 Роль менеджера в системе

Блок «Админ-панель» — разделы и разрешения:

Блок «Касса» — разделы и разрешения:

Для большинства разделов админ-панели доступны два уровня доступа: Просмотр (только чтение) и Полный доступ (создание, редактирование, удаление). Для пользователей и ролей разрешения более гранулярные — каждое действие (добавление, редактирование, деактивация, удаление) включается отдельно.

В блоке «Касса» некоторые разрешения имеют пометку «по авторизации вышестоящего» — это означает, что действие может быть выполнено кассиром, если для подтверждения операции пользователь с более высокой ролью подтвердит её.

8. Система

8.1. Настройки

Раздел Настройки (вложен в Система) содержит параметры, управляющие поведением кассы, интеграциями и безопасностью. Настройки сгруппированы по функциональным блокам:

• Поведение кассы — порядок добавления товаров при сканировании, суммы быстрого ввода, промо-картинка
• Программа лояльности — включение встроенной лояльности, тип скидки по умолчанию, уровень скидки или параметры интеграции с внешней программой лояльности
• Интеграция с 1С — обмен товарами и чеками, программа лояльности 1С, подарочные сертификаты 1С
• SMS-уведомления — отправка OTP-кодов через сервис SMS Traffic - https://smstraffic.ru
• Безопасность — парольная политика: минимальная длина, срок жизни, требования к сложности, список запрещённых паролей

8.2. Логи и ошибки

Раздел Логи и ошибки содержит журнал системных событий и журнал ошибок. В соответствии с настройками ролей по умолчанию менеджер имеет доступ к обоим журналам в админ-панели. На кассе кассир может просматривать логи и ошибки только по авторизации вышестоящего.

8.3. Магазины и склады

Магазины — список торговых точек системы. Каждый магазин имеет название, привязанные типы цен (первая и розничная) и используется для привязки пользователей и касс. Менеджер может создавать и редактировать магазины в пределах своих прав.

Склады — список складов. Используются при включённом учёте товарных остатков: позволяют связать остатки с конкретной торговой точкой и отображать их на кассе. Функция доступна в зависимости от тарифного плана.

8.4. Типы цен

Для настройки первого магазина необходимо указание двух типов цен:

• Тип первой цены — цена, используемая для учёта исходной стоимости товара (например, цена по которой товар впервые поступил в продажу)
• Тип розничной цены — цена, по которой товар будет добавлен в чек на кассе.

Розничная цена может совпадать с первой, когда товар только вводится в продажу — это основной сценарий. Впоследствии, если сделать Розничную цену для товара меньше Первой, то на кассе для кассира и покупателя на дисплее покупателя будет отражена данная разница.

В системе можно создавать произвольное количество Типов цен для разных бизнес-сценариев.

8.5. Кассы

Раздел Кассы отображает список кассовых терминалов, зарегистрированных в системе. Для каждой кассы указывается идентификатор, привязка к магазину и статус.

Основная операция для менеджера — привязать новую кассу к магазину после её установки:

• Перейдите в Система → Кассы.
• Нажмите на нужную кассу.
• Выберите магазин из списка.
• Нажмите «Сохранить».

8.6. Лицензии

Раздел Лицензии отображает статус лицензии, количество активных касс, информацию о компании и предоставляет возможность продления или офлайн-активации. При превышении лимита лицензии система автоматически деактивирует самые старые кассы, но уже открытая смена не прерывается до закрытия.

8.7. Обновления

Раздел Обновления отображает текущую версию сервера и кассы, а также доступные обновления. Обновления доставляются по цепочке: сервер лицензирования → Метафора Сервер → Касса. Установка производится вручную — для сервера из админ-панели, для кассы через настройки приложения на терминале.

9. Работа на кассе — расширенные функции

Менеджер может работать на кассе с теми же базовыми функциями, что и кассир. Описание основных операций на кассе приведено в Инструкции кассира. Данная инструкция содержит только те функции, к которым имеет доступ менеджер по умолчанию.

9.1. Ручное добавление банковской транзакции

Функция предназначена для случаев, когда оплата по карте прошла через терминал, но кассовое приложение не получило подтверждение (так называемые «потерянные транзакции»).

Один из сценариев применения:

• Покупатель оплатил товар картой
• Банковский терминал показал успешную операцию
• Кассовое приложение не получило ответ или получило ответ с непредвиденными ошибками и результатами (обрыв связи, таймаут и т.д.)
• Чек не может быть пробит без добавленного способа оплаты, на стороне терминала есть подтверждение, что операция проведена, деньги у покупателя удержаны.

Решение — ручное добавление транзакции:

• Прямое добавление — Менеджер самостоятельно добавляет банковскую транзакцию в чек
• По авторизации — Кассир может инициировать добавление транзакции, менеджер может подтвердить доступ, авторизовавшись как вышестоящий сотрудник для другого пользователя

9.2. Настройки кассы

Менеджер имеет доступ к настройкам кассового приложения. В текущей версии доступна настройка вида отчёта «Контрольная лента (EFT)»:

Контрольная лента (EFT) — отчёт позволяющий просмотреть операции текущей смены банковского терминала, аналог X-отчета на ККМ. Подобный отчет помогает разобраться была ли проведена та или иная транзакция в текущей смене. В том числе помогает принять решение для добавления транзакции вручную.

• Полный — развёрнутый отчёт с детализацией по каждой транзакции
• Краткий — сокращённый отчёт

9.3. Полный доступ к логам и ошибкам на кассе

Менеджер может просматривать логи и ошибки на кассе без дополнительной авторизации:

• Логи — журнал всех операций системы
• Ошибки — список возникших ошибок с фильтрацией

Кассир может просматривать эти разделы только по авторизации вышестоящего.

10. Функции с повышением прав

Система поддерживает механизм «авторизации вышестоящего» — когда кассир может инициировать выполнение действия, но для подтверждения нужно будет ввести логин и пароль пользователя с более высокой ролью (менеджер).

10.1. Как работает авторизация вышестоящего

• Кассир пытается выполнить действие, требующее повышения прав
• Система запрашивает авторизацию пользователя с более высокой ролью
• Менеджер вводит свой логин и пароль
• После успешной авторизации кассир может выполнить действие

10.2. Действия, доступные по авторизации вышестоящего

11. Поддержка Метафора Касса и База знаний

Рекомендуем просмотреть раздел Помощь на сайте https://metafora-pos.ru или обратиться в службу поддержки по адресу электронной почты: sd@m-tsr.ru